Wann zählt die Dienstreise als Arbeitszeit?

Wann also wird aus Reisezeit während der Dienstreise Arbeitszeit? Und wie wird diese vergütet?

Wir versuchen mit diesem Beitrag, ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen.

Was ist Reisezeit? Und was davon ist Arbeitszeit?

Reisezeit ist die Zeit, die ein Mitarbeiter auf Reisen verbringt, um an einem anderen Ort arbeiten zu können. Und Arbeitszeit ist normalerweise die Zeit, in der ein Mitarbeiter produktiv tätig ist.

Die Reisezeit beginnt mit der Abfahrt vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte oder dem Wohnort und umfasst streng genommen nur die Dauer für den direkten und schnellsten Weg zum Zielort und zurück. Bereits das ist in der Praxis oft nicht möglich oder sinnvoll.

Aber was passiert während der Dienstreise?

Reisezeit und Arbeitszeit sind eng miteinander verknüpft und gehen oft ineinander über. Eine Trennung der Zeiten ist schwierig. Eine genaue und korrekte Erfassung im Sinne der Gesetzgebung ist fast unmöglich.

Welche Zeitarten gibt es noch bei einer Dienstreise?

Während der Geschäftsreise gibt es viele verschiedene Zeitarten im Sinne der Gesetzgebung. Viele davon werden unterschiedlich vergütet:

• Produktive Zeit, z.B. mobiles Arbeiten im Zug oder am Flughafen
• Aktive Reisezeit als Fahrer eines Fahrzeugs
• Passive Reisezeit als Mitfahrer in einem Beförderungsmittel
• Wartezeiten ohne Fortbewegung, z.B. am Flughafen

Die Zeitarten können jederzeit wechseln, die gesetzlich geforderte genaue Erfassung ist in vielen Fällen schlichtweg nicht möglich oder nicht zumutbar.

Beispiel:

• Nimmt der Fahrer eines Fahrzeugs einen Anruf an, wird aus aktiver Reisezeit für die Dauer des Gesprächs produktive Zeit. Aber was ist, wenn der Fahrer nach dem Telefonat noch über das Gehörte oder weitere Schritte nachdenken muss?
• Telefoniert der Reisende in der Bahn, wird aus passiver Reisezeit produktive Zeit. Telefoniert er am Flughafen, wird Wartezeit oder sogar Ruhezeit produktiv.

Wie kann das alles sinnvoll erfasst werden?
Wir wissen es auch nicht. Aber wir halten es für wichtig, dass Sie im Unternehmen darüber nachdenken und Lösungen finden.

Was sind denn nun die gesetzlichen Bestimmungen?

Insgesamt können Sie sich gut an den gesetzlichen Bestimmungen orientieren. Leider sind hier viele Themen unklar formuliert, oder nicht praxisnah. Eine vertiefende Regelung in Ihrer Reiserichtlinie schafft Klarheit und Sicherheit – für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Generell gilt: Reisezeiten, die Arbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz sind, werden als Arbeitszeit vergütet.

Aus dem Arbeitszeitgesetz ergeben sich zur Vergütung folgende Bestimmungen:

• Erfolgt die Dienstreise während der regulären Arbeitszeit, zählen Fahrten (Auto, Flug- oder Zugfahrt) als Arbeitszeit – auch dann, wenn der Arbeitnehmer nicht arbeitet. Und was ist überhaupt die reguläre tägliche Arbeitszeit, wenn Sie flexible Modelle oder Wochenarbeitszeiten verwenden?
• Ausserhalb der regulären Arbeitszeit werden aktive Reisezeiten als Selbstfahrer (PKW, Mietwagen) nur dann als Arbeitszeit vergütet und auf die tägliche Höchstarbeitszeit angerechnet, wenn der Arbeitgeber dieses Verkehrsmittel ausdrücklich angeordnet hat.
• Erledigt der Arbeitnehmer während einer Fahrt Arbeit, die der Arbeitgeber angeordnet hat, liegt immer Arbeitszeit im Sinne des ArbZG vor.
• Die gesamte Arbeitszeit an einem Kalendertag, inklusive aktiver Reisezeit, darf 10 Stunden nicht überschreiten.
  Das hat auch Auswirkungen auf den Versicherungsschutz.. In letzter Konsequenz bedeutet das, dass der Reisende, dessen Termin länger ging, sich vielleicht 20 Minuten vor der Ankunft zuhause ein Hotel nehmen müsste, da seine Höchstarbeitszeit als Selbstfahrer abgelaufen ist,
• Passive Reisezeiten in Verkehrsmitteln können als Ruhezeit gewertet werden, wenn keine angeordnete Arbeit geleistet wird. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer während der Fahrt freiwillig arbeitet.
• Zwischen zwei Einsätzen gibt es gesetzlichen Anspruch auf eine Mindestruhezeit von 11 Stunden. In die Bewertung fliessen auch aktive und passive Reisezeiten mit ein.
• Wenn der Arbeitnehmer von daheim die Dienstreise antritt oder direkt nach Hause fährt, ohne vorher an die erste Tätigkeitsstätte zu fahren, ist von der Reisezeit die Zeit abzuziehen, die er sonst für den Weg zur bzw. von der Arbeit nach Hause benötigt.
• Der Arbeitgeber muss nur die „erforderlichen“ Reisezeiten vergüten. Bei einer Flugreise wäre dies die Reisezeit, die bei einem Direktflug in der Economy-Class anfällt.

Was bedeutet das in der Praxis?

Als Unternehmen sollten Sie die Behandlung von Reisezeiten in Ihrer Reiserichtlinie einheitlich festschreiben. Schliessen Sie dabei die Lücken und Auslegungsmöglichkeiten der Gesetzgebung. Seien Sie dabei nett zu Ihren Mitarbeitern.

• Definieren Sie Art und Umfang der Vergütung für Reisezeiten ausserhalb der regulären Arbeitszeit innerhalb Europas und auf der Langstrecke.
• Definieren Sie auf täglicher Basis, welche Zeiten innerhalb oder ausserhalb der regulären Arbeitszeit liegen.
• Erkennen Sie die tatsächlichen Reisezeiten an und sparen Sie sich den Aufwand für fiktive Reisezeit Berechnungen.
• Definieren Sie, ob und wie Reisezeiten im Rahmen eines Bonusmodells auf die Zielerreichung angerechnet werden
• Definieren Sie Art und Umfang der Vergütung für Reisezeiten an Sonn- und Feiertagen.
• Vermeiden Sie individuelle Regelungen.
• Achten Sie bereits bei der Buchung der Reise darauf, dass die gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit eingehalten werden.
• Lassen Sie sich vom Anwalt Ihres Vertrauens bei der Formulierung helfen.

Wie werden Arbeitszeiten und Reisezeiten in Ihrem Unternehmen gehandhabt?

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Disclaimer:

Angebot gültig bis 01.04.2022. Wir haben die Inhalte sorgfältig recherchiert, Stand 27.02.22 - expenseBrain übernimmt keine Haftung oder Gewährleistung für die Richtigkeit und Anwendbarkeit der Informationen.

Dieser Beitrag ist ein Erfahrungsbericht aus der Praxis, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wenn Sie rechtsverbindliche Unterstützung benötigen, konsultieren Sie den Anwalt oder die Fachabteilung Ihres Vertrauens.