Wir haben 2020 sechs Produkte aus der Start Up Szene getestet. Dabei hat uns Yokoy am besten...
Gerade letzte Woche sind wir einem Projekt zur Anbieterauswahl fertig geworden. Unser Kunde spart in den nächsten Jahren jedes Jahr 140.000 Euro für 1.400 Mitarbeiter. Wie das geht?
Ganz einfach: Digitalisieren und Automatisieren Sie!
Unser Kunde war unzufrieden mit seinem alten System zur Reisekostenabrechnung, und die Erreichbarkeit des Reisebüros war nicht wirklich gut. Wartezeiten bis zu einer halben Stunde –pro Anruf- haben es ganz schön unmöglich gemacht, überhaupt eine Reise zu buchen. Änderungen unterwegs wurden unmöglich. Die Erfassung der Reiseabrechnungen und der Versand der Papierbelege hat sich für die Mitarbeiter wie im Museum angefühlt.
Ansage vom Finanzchef: da muss was Neues her!
Gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden haben wir einen zeitgemäßen Prozess ohne Genehmigungen und Warteschleifen entworfen. Dann haben wir mögliche Anbieter kontaktiert und die verschiedenen Lösungen begutachtet.
Schnell war klar: die „alte“ Welt mit Buchung übers Reisebüro macht den Kunden nicht mehr glücklich. In einem spannenden Kopf-an-Kopf Rennen mit einer anderen Online Travel Agency konnte sich letztlich TripActions durchsetzen.
Bei der Reiseabrechnung war Yokoy von der ersten Präsentation an der Favorit des Projektteams. Die intuitive Oberfläche mit Top Texterkennung und ganz wenigen Klicks sorgt glaubhaft für eine echte Entlastung der Mitarbeiter. Und selbst die IT Abteilung hat dafür Ihre preferred-vendor Strategie über den Haufen geworfen.
Ein dickes Dankeschön vom Kunden und von uns geht an alle Marktbegleiter, die mitgemacht haben. Jeder von Ihnen hat einen tollen Job gemacht, und alle Produkte sind wirklich sehr gut auf hohem Niveau.
Wir finden: So sieht Erfolg aus!
Die Mitarbeiter werden von Verwaltungsaufgaben entlastet und können wieder für den Kunden da sein statt für den Papierkram. Das Geld ist übermorgen auf dem Konto. Der Personalchef freut sich über zufriedenere Mitarbeiter. Der Finanzchef hat endlich einen lästigen Prozess digitalisiert und bekommt Daten automatisch in bester Qualität. Der IT Leiter schont seine Teams in Support und Betrieb. Und der Travel Manager hat endlich Zeit für seine eigentlichen Aufgaben.
Wie kommt nun aber der Betrag zustande?
- Die Einsparungen ergeben sich im Wesentlichen aus nicht mehr erforderlichen Neueinstellungen in den Fachbereichen für die Reisebuchung und für die Prüfung der Reisekosten.
- Die einfache Bedienung beider Systeme sorgt dafür, dass viel mehr Mitarbeiter als bisher Ihre Reisen selbst buchen und abrechnen können.
- Und das geht auch für die Reisenden schneller und besser als bisher.
- Zusätzlich werden alle Fachabteilungen von Administration, Support und Durchführung wesentlich entlastet.
Allein das macht in Summe 100 Euro pro Mitarbeiter pro Jahr.
Ach übrigens: Die Bewertung der Funktionen erfolgt immer ausschließlich durch den Kunden: Wir stellen hier nur die Methodik zur Verfügung. So stellen wir sicher, dass die Auswahl anbieterneutral ohne Beeinflussung erfolgt.
